W dobie szybko rozwijającej się technologii i zmieniających się oczekiwań rynkowych przedsiębiorstwa stają przed wyzwaniem ciągłego doskonalenia swoich procesów operacyjnych. Jednym z kluczowych obszarów, który może znacząco wpłynąć na efektywność operacyjną, jest zarządzanie działem utrzymania ruchu. Dzięki nowoczesnym rozwiązaniom informatycznym, takim jak system SUR-FBD CMMS (Computerized Maintenance Management System), firmy mogą znacznie usprawnić zarządzanie działem technicznym, co przekłada się na lepszą komunikację wewnętrzną oraz szybszy dostęp do kluczowych informacji.
Aby umożliwić poprawę komunikacji oraz przyśpieszenie dostępu do informacji, musi być spełnione kluczowe założenie. Oprogramowanie do zarządzania działem technicznym musi być rozbudowane i pokrywać swoimi funkcjonalnościami jak najwięcej procesów zachodzących w dziale UR. Jeśli bowiem zakupimy system, który spełnia podstawowe potrzeby, jednak część procesów pozostaje poza nim, poprawa będzie niezwykle trudna. Załóżmy, że zakupiliśmy i z powodzeniem wdrożyliśmy system CMMS, ale system ten nie posada modułu zarządzania projektami, modułu budżetowania oraz modułu zarządzania zapotrzebowaniami na części i usługi. Mamy zarządzanie prewencją i zleceniami bieżącymi, mamy magazyn części. Produkcja wystawia zlecenia przez system, UR je procesuje i zamyka, pobieramy części – wydaje się, że wszystko jest OK. Jednak dział UR dysponuje budżetem, którego trzeba pilnować, trzeba alarmować zbliżanie się do granic lub przekroczenie tego budżetu. Co wtedy robimy? Otwieramy MS Excel i w oderwaniu od jednej spójnej bazy danych zaczynami tworzyć rozbudowane arkusze. Zapewne przepisujemy część informacji z CMMS do Excela. Tracimy spójność danych, tracimy czas, tracimy możliwość automatycznego informowania przez CMMS o wybranych zdarzeniach z zakresu budżetowania! Rusza projekt przebudowy linii. Dobrze… w CMMS-ie wpiszemy zlecenia z realizacji projektu, ale projekt trzeba najpierw zaplanować, przydzielić zasoby, pilnować zatrudnienia firm zewnętrznych itd. Nie ma problemu, część zrobimy w MS Project…, a resztę w Excelu.
Ponownie tworzymy środowisko rozproszone. Mamy świetny moduł zamówień na części i materiały. To nic, że nie mamy modułu zapotrzebowań (zbieranie wewnętrznej informacji o potrzebnych do prac bieżących, prewencyjnych czy projektowych częściach materiałach i usługach). Poradzimy sobie – specjaliści będą przysyłać wszystko mailami…, czasem zostawią kartkę na biurku albo po prostu zadzwonią. Ktoś to pozbiera, posegreguje, popyta odpowiednie osoby o akceptację i ręcznie wprowadzi zamówienia do systemu. Brzmi… dziwnie! Załóżmy jednak, że mamy rozbudowany system, z wszystkimi potrzebnymi modułami – nie oznacza to jeszcze sukcesu. System powinien umożliwiać szybkie, wygodne i konfigurowalne wyszukiwanie informacji. System powinien posiadać rozbudowane raporty, które w ciągu paru sekund udostępnią nam pożądane informacje. Po to przecież jest! A co z alarmowaniem i informowaniem o wybranych zdarzeniach automatycznie przez system? Powinno być konfigurowalne i dawać szerokie możliwości. Dopiero taki system może znacznie poprawić komunikację oraz dostęp do informacji. Tak właśnie już od 20 lat staramy się rozwijać SUR-FBD CMMS. Jeden system z wieloma modułami funkcjonalnymi, z dopracowanym mechanizmem wyszukiwania i raportowania oraz możliwością generowania automatycznych powiadomień systemowych, SMS, e-mail według dowolnych kryteriów.
Artykuł z czasopisama Kaizen (67), nr 2, kwiecień-maj 2024